一発OKが出る資料 を簡単に作るコツ
会議の資料には種類は2つあります。
「報告資料」と「プレゼン資料」です。
もちろん、会議では、
決裁者からOKをもらうために、
資料を作成するわけですが、
一発OKが出る資料を作る人は、
この2つの違いを正しく理解しています。
その違いは決裁者が何を求めているかです。
その決裁者が知りたいことは、
「報告資料」で知りたいのは「結果」。
「プレゼン資料」で知りたいのは「解決策」です。
この違いがあるために、
おのずと2つの資料には「構成」にも
違いが現れてきます。
報告資料の構成は、
「計画」→「結果」
が基本となります。
資料の構成は、
「問題点」→「解決策」
が基本となります。
私の仕事では、どちらかというと
「プレゼン資料」を作成することが多いです。
聴衆者をその気にさせて、実行してもらうことが多いです。
私がプレゼン資料の作成時に心がけている
「構成のポイント」を、もう少し詳しくいうと、
次のようになります。
前半の「問題点」で心がけていることは、
決裁者にその問題点の重要性を認識させることです。
つまり、「この問題、放っておくとヤバイ!」と思わせるのです。
そのために次の3つの流れで説明します。
「①そもそも何のために提案しているのか(目的の共有)」
→「②なぜこの問題点に焦点を当てなければならないのか(問題点の特定)」
→「③その問題点の原因は何か(原因の究明)」
この順番で説明すれば、決裁者は危機感を持った状態で、
次の「解決策の提案」をしっかり聞こうとします。
では後半の「解決策」で心がけていることは、
その解決策を実行すれば、
「必ず実現できるという根拠」を
決裁者にわかりやすく示すことです。
そのために次の3つの流れで説明します。
「④なぜ、この解決策が最適なのか(解決策)」
→「⑤解決策の効果がいつまでに、どの程度出るのか(目標)」
→「⑥スケジュール、体制、予算を提示し、実現できることを示す(計画)」
この順番で説明すると、
「よし!この企画でいこう!」
となるのです。
まとめると、
①ズバリ最終的に達成したいことを宣言し、
②悪化する現状を信用できるデータで示し、
③発生した「本当の原因」を示し、
④効果を実現できる解決策を示し、
⑤「期限」と「決めた指標に基づく目標値」を示し、
⑥「誰」が「どのような順番」で「何をするのか」等を示すのです。
こんなことを心がけて、
プレゼン資料を作成しています。
この資料作成方法は、
下地寛也氏の「一発OKが出る資料 簡単に作るコツ」から学ばせてもらいました。
ぜひ、ご一読くださいね。